Pas facile de trouver un Sponsor Esport pour sa structure, son association ou son entreprise. Dans cette série de tuto, je vous propose quelques bonnes pratiques à adopter pour mettre toutes les chances de votre côté afin d’obtenir le Saint Graal : un contrat de partenariat ou de sponsoring.

Ici je ne vais pas détailler le principe même du sponsoring ; nous garderons cela pour plus tard. Je vais commencer par la base, ce qui évitera de perdre en crédibilité sur un simple email dès le début d’un premier échange avec un service marketing (ou autre).
Aujourd’hui, on (ré)apprend à rédiger un mail professionnel.

Des conseils simples et rapides à intégrer pour améliorer son image auprès de ses interlocuteurs.

• Temps de lecture : 7 min
• Niveau : Débutant.
• Objectif : Maîtriser les bonnes pratiques de base pour rédiger correctement un email.
  Passer d’une posture d’amateur à une posture de professionnel.

Comme dans tous domaines, ce n’est qu’une fois maîtrisés que vous pourrez vous émanciper de ces conseils et créer votre propre approche. On apprend d’abord à marcher avant d’apprendre à courir.

J’avais promis il y a quelques mois des vidéos tuto sur les relations entreprises-associations esports. N’étant pas très à l’aise avec le format vidéo, je vous propose la version écrite.

Après des centaines (voire milliers) d’emails reçus de structures esports, il me semble plutôt judicieux de donner quelques conseils.

Pour certains, ce seront des conseils évidents, pour d’autres peut-être un petit peu moins. Je souhaite que ce soit utile à tout le monde pour qu’ensemble nous contribuions à professionnaliser toujours un peu plus l’esport et l’image qu’il renvoie.

Je vous encourage à commenter, à critiquer ou à compléter les quelques points que je vais soulever. Je n’ai pas la science infuse, n’hésitez pas !

Nous allons nous baser sur ce screen (Moche ! Nous parlerons de charte graphique dans un prochain billet) et les « objets » que j’ai numérotés.

1 – Les adresses mails

L’expéditeur :
Il est nettement préférable d’envoyer un email avec un nom de domaine plutôt que d’utiliser un gmail ou un hotmail personnel. Si vous avez créé un site internet, vous avez forcément réservé un nom de domaine. Créez-vous une adresse professionnelle avec ce nom de domaine.

! Si vous n’avez qu’un gmail à disposition, soignez le nom. Bgdu33@gmail.com n’aura pas le même impact qu’un mail comme marketing@association-esport.com

Les destinataires :
N’envoyez votre email qu’à un seul destinataire en principal. Si d’autres personnes sont consultées et doivent aussi recevoir cet email, mettez-les en CC (Copie Carbone).

! Quand vous faites un envoi de mails groupés, ne mettez pas les destinataires visibles par tout le monde surtout s’ils ne travaillent pas ensemble. Utilisez la fonction Cci (Copie Carbone Invisible). Fonction idéale pour transmettre un mail à son collègue ou à son boss sans que le destinataire n’en soit informé.

2 – L’objet :

Soyez précis dans votre demande. Un objet avec écrit « contact » passera totalement inaperçu ou sera directement envoyé à la corbeille.
Vous pouvez écrire une longue phrase.
Si vous ne savez pas quoi écrire, allez au plus simple : « demande de rdv pour collaboration entre Machin et Truc ». Si ça vous intéresse, nous verrons dans un prochain article comment optimiser ses prises de rdv.

! Certains mots ou caractères peuvent être considérés comme des spam pour les clients mails (Outlook, Filezilla, Gmail etc.). Par exemple : “réduction”, “petits prix”, “!”, “promo”, “super” etc.

3- La pièce jointe :

Si vous souhaitez présenter votre projet à quelqu’un, il est préférable d’écrire un mail court et de joindre un descriptif plus complet en pièce jointe.

! La pièce-jointe doit toujours être en format PDF. Jamais en format éditable de type Word ou Excel. Plusieurs bonnes raisons à cela :
– Ces formats peuvent contenir des virus. Si le destinataire ne vous connait pas, le message ira directement à la corbeille.
– Ces formats ne sont pas lisibles de la même manière sur tous les outils de bureautique. Votre mise en page sera sans doute très différente, voire illisible sur l’ordinateur de votre destinataire.

Mieux vaut également éviter les liens qui pourraient conduire le client mail à ranger votre message dans les spams. Par ailleurs, dans certaines entreprises, les urls sont désactivées par mesure de sécurité.

Dans le corps du mail :

4- Message de politesse obligatoire

Bonjour M/Mme…

5- Phrase d’introduction où vous vous présentez en une ligne.

Je suis le nouveau Président de l’association X qui propose Y et qui se définit comme Z…

6- Ici on peut insérer l’accroche. On parle de l’entreprise, de ses besoins.

Envie de conquérir la jeunesse ? De promouvoir votre marque dans un secteur en pleine expansion et innovation ? Vos différentes campagnes de communication nous ont montré votre volonté de séduire les 18-25…

7- Résolution de la problématique en parlant synthétiquement de son projet.

Nous proposons des solutions de visibilité aux grandes marques auprès de notre audience toujours plus grandissante chez les 18-25. Ensemble, nous maximiserons vos chances de conquérir le secteur…

8 –Next Step, Demande de disponibilité et perspective.

Je serai heureux de dessiner avec vous les contours d’une collaboration innovante.
Seriez-vous disponible pour un entretien téléphonique dans les prochains jours ?

9 – Signature

Formule de politesse +
Prénom + NOM + fonction + téléphone + nom de la structure + Sites web/réseaux sociaux + adresse (ou ville si c’est votre adresse perso et que ça vous gêne)

! Votre interlocuteur aura peu de chance de vous connaitre ou de connaitre vos exploits dans l’esport. Votre pseudo n’est pas votre identité ; il n’est pas suffisant pour vous identifier ou créer une relation de confiance.
Créer des signatures anonymes ne permet pas de tisser un vrai lien avec votre interlocuteur. Au contraire, cet anonymat crée de la méfiance.

Ce sera tout pour ce premier petit tuto. Si ce type de contenu vous intéresse, et que vous souhaitez en apprendre davantage sur comment trouver un sponsor esport, n’hésitez pas à me le faire savoir, en partageant et en commentant sur les réseaux ou sur le site.

Il y a matière à aller beaucoup plus loin dans le sujet du sponsoring. Dans les cartons, je peux citer en vrac : les relations commerciales, la négociation, les stratégies de lancement, le digital marketing, le management, les outils collaboratifs, l’acquisition de contacts, la gestion de sa BDD, les KPIs à mettre en place ou/et à montrer etc.

Je reste à l’écoute de vos suggestions.

Sympathiquement,

Mehdi HELLALI – CEO NewGo Travel – Twitter